A Microsoft Lists a SharePoint egyik legrugalmasabb és a dokumentum tárolást követően talán az egyik legerősebb funkciója, mégis sokak számára teljesen ismeretlen. Ennek egyik fő oka, hogy a Microsoft Lists elődjét, a SharePoint Listát többnyire csak IT-szakemberek vagy jelentős technikai ismeretekkel rendelkező emberek használták, mivel beállítása komolyabb tudást és jogosultság kezelést igényelt. Mára azonban a SharePoint Lista újjászületett, kapott egy könnyen használható grafikus felületet, így akár kezdő felhasználók is elboldogulhatnak vele, ráadásul ha felismerjük a benne rejlő lehetőségeket, létfontosságú elemeivé vállhatnak a vállalati alkalmazásoknak, kiváltva a jó öreg Excelt.
A kis-és középvállalkozások, akik általában anyagi okok miatt nem rendelkeznek vállalatirányítási rendszerrel, gyakran egy-egy Excel táblázatban tárolják a szervezet különböző nyilvántartásait, információit, amelyekhez több alkalmazottnak is hozzá kell férnie és frissíteni az adatokat. Ezek az adatbázisok nagyon különböző típusúak, a beszállítói listáktól a HR nyilvántartásokon át akár a céges eszközök listái is lehetnek. Bár az Excel egy nagyszerű eszköz, vannak olyan esetek, amikor a Microsoft Lists jelentősen nagyobb előnyöket kínál az adatok tárolásához, kezeléséhez és megjelenítéséhez.
1. Mindig egy aktuális verzió
Az Excel esetében az egyik leggyakoribb probléma a verziókezelés, különös tekintettel arra, amikor több felhasználónak kell adatokat bevinnie ugyanabba a táblázatba. A felhasználók ezen Excelekről gyakran helyi másolatokat mentenek a kényelmesebb használat érdekében, ráadásul a különböző macroval ellátott munkalapok használata esetén sokszor ütközünk hibába. A Microsoft Lists kiküszöböli ezeket a problémákat, mert mindig csak egy verzió és egy forrás létezik. Az adatok mindig online vannak, így a felhasználók annyiszor frissíthetik az információkat, ahányszor szükséges, anélkül, hogy duplikált példányokat készítenének vagy az információkat véletlenül felülírnák. Ezen felül míg az Excel táblák lassulhatnak, megsérülhetnek vagy összeomolhatnak, ha túl nagyok lesznek mivel a kapacitásuk korlátozott, a Microsft Lists nagy adatmennyiségek tárolására képes, melyet létszám korlátozás nélkül tudunk közösen használni.
2. Egyszerűség
A Microsoft Lists használata sokkal egyszerűbb, mint egy Excelben vezetett nyilvántartás vagy adatbázis létrehozása és kezelése. Nem kell bonyolult adatkapcsolatok miatt aggódnia. A Microsoft Lists-t egyik webhelyről a másikra is könnyedén másolhatjuk, ráadásul van lehetőség sablonok használatára is, akár cégspecifikusan. Emellett nyilvántartásunkhoz létrehozhatunk űrlapot, mely által jelentősen csökkenthetjük felhasználói adatbeviteli hibákat, valamint ösztönözhetjük és irányíthatjuk a felhasználókat a pontosabb információ rögzítésében, magyarázó szöveg, súgó lehetőségek, legördülő listák, validációs szabványok, személyre szabott hibaüzenetek és egyéb funkciók segítségével.
3. Testreszabható nézetek és értesítések
A Microsoft Lists lehetővé teszi a testreszabható nézetek létrehozását, amelyek különböző felhasználók és feladatok számára releváns információkat jelenítenek meg. Például a vezetők összefoglalókat láthatnak, míg a csapattagok a feladatokat. A nézetek szűrhetők, csoportosíthatók, rendezhetők és összesíthetők az igények szerint. Ez jóval rugalmasabb, mint a Excel, ahol egy-egy szűrés minden felhasználónál automatikusan látszik, így megnehezíti a közös adatbázisból történő párhuzamos munkát. Ráadásul a Microsoft Lists beépített riasztási és értesítési funkciókkal rendelkezik, amely lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy értesüljenek a számukra releváns változásokról vagy frissítésekről. A riasztásokat beállíthatunk konkrét listaelemekhez, oszlopokhoz vagy teljes listákhoz. Ez biztosítja, hogy az érintettek azonnal értesüljenek, ha az adatokat módosítják, hozzáadják vagy törlik, megelőzve a késedelmeket és hibákat.
4. Microsoft 365 integráció
A Microsoft Lists zökkenőmentesen integrálhatók más Microsoft 365 termékekkel, ami előnyösebb lehet az Excel önálló használatánál. A Microsoft Lists könnyedén integrálható többek között a Teams-sel vagy akár a Power BI-val, így hatékonyabban kezelhetjük a közös információkat vagy készíthetünk látványos egyedi jelentéseket. A Power Automate segítségével pedig további egyedi munkafolyamatokat automatizálhatunk a gyorsabb és átláthatóbb adminisztrációs folyamatok érdekében. Ha pedig rendelkezünk belső intranettel látványos és könnyen áttekinthető módon jeleníthetjük meg a szükséges adatokat a központi felületeken a SharePoint Online segítségével, legyen szó a cégeseszközök listájáról az IT részére, vagy akár egy nagyobb projekt nyilvántartásáról.
Összegzés
A Microsoft Lists kiváló módot kínál dinamikus adatkészletek kezelésére és megjelenítésére, amelyeket sok felhasználó gyakran frissít. Továbbá zökkenőmentesen integrálható különféle Microsoft 365-alapú alkalmazásokkal és megoldásokkal, támogatva a hatékonyabb információ áramlást és munkavégzést!
