A Microsoft Outlook alkalmazását, világszerte több millióan használják, nap, mint nap, mely segítségével könnyedén kezelhetjük leveleinket, követhetjük személyes és online találkozóinkat, valamint nyilvántarthatjuk ügyfeleink és egyéb partnereink elérhetőségét.
Az Outlook használata a munkavállalók életében egy alap eszköz, de vajon ismerjük azokat a trükköket, amivel könnyebbé tehetjük a munkavégzést?
Az alábbiakban bemutatunk 4 funkciót, melyet érdemes minden felhasználónak ismernie.
Alapszabály: dolgozz hatékonyabban és takaríts meg időt magadnak. Ez mindannyiunk számára kecsegtetően hangzik, de hogyan valósítsuk meg?
A „dolgozz hatékonyabban” azt jelenti, hogy nem töltünk órákat a leveleink kezelésével, nem kell elolvasnunk a felesleges kör e-maileket, hírleveleket vagy azokat az e-maileket, melyek számunkra nem tartalmaznak fontos információkat, csupán “rajta felejtettek minket a kollégák”.
1. E-mailek automatikus rendszerezése
Hagyd, hogy az Outlook automatikusan rendszerezze az e-maileidet. Így egyszerre tudod őket elolvasni, anélkül, hogy bármi elvonná a figyelmedet.
Automatikus rendszerezés a mappába: Kattints jobb gombbal az e-mailre, válaszd a „Szabályok” opciót, Válaszd a „Mindig mozgassa az üzeneteket innen” lehetőséget, majd válaszd ki az új mappádat.
2. Használd a „Kedvencek” mappát
Tartsd külön a számodra fontos elemeket és jelenítsd meg a kedvencekben az aktív mappák tetején! Ahhoz, hogy egy mappát hozzáadj a Kedvencekhez, kattints jobb gombbal az adott mappára, és válaszd a „Megjelenítés a Kedvencekben” opciót. Amikor már nincs szükséged a mappa kiemelésére, egyszerűen kattints jobb gombbal a mappára, és válaszd a „Eltávolítás a Kedvencekből” opciót.
3. Használj „Zászlókat” és „Kategóriákat”
Jelöld meg a fontos e-maileket a könnyebb nyomon követés érdekében, a “zászló” segítségével. A megjelölt e-mailek, nem csak az Outlookban kapnak kiemelt szerepet, de saját feladat listánkba is bekerülnek, így akár emlékeztetőt is állíthatunk hozzájuk. Ha pedig már nem aktuális, egyszerűen zárjuk le a feladatot és a levél is elvégzett státuszba kerül. Ha a “zászlós” megjelölés nem lenne elég, használhatunk egyedi színkategóriákat, melyekhez sokféle szerepet társíthatunk. Használhatjuk például tevékenység vagy akár terület szerint is, legyen szó egy utalandó számláról vagy ajánlat kérésről. Ezenfelül a kategóriák hasznos segítséget nyújthatnak közös használatú fiókok esetében, ahol akár embereket is jelölhetnek oly módon, hogy mindenki kap egy jelölő színt, így például az ügyfélszolgálatos levelek esetében könnyedén követhetjük, melyik levelet ki válaszolta meg.
4. Használj billentyűparancsokat
Kattints kevesebbet, használj billentyűparancsokat vagy a „Gyorslépések” opciót, hogy időt takaríthass meg. Íme néhány könnyen megjegyezhető parancs:
- Válasz egy e-mailre: Ctrl + R
- Új e-mail létrehozása: Ctrl + Shift + M
- E-mail megnyitása: Ctrl + 1
- Naptár megnyitása: Ctrl + 2
- Kapcsolatok megnyitása: Ctrl + 3
- Feladatok megnyitása: Ctrl + 4
A cikkben található tippek csak a kezdetét jelentik annak, hogyan egyszerűsítheted az Outlook használatát. Ha szeretnél további új funkciókat tanulni és még hatékonyabban használni a Microsoft Outlook alkalmazást, gyere el képzésünkre, vagy regisztrálj az S32 Café – ingyenes webinárium sorozatunkra!
