A Jóváhagyások (Approvals) alkalmazás a Microsoft Teamsbe integrálva lehetővé teszi, hogy a felhasználók könnyedén létrehozhassanak, kezelhessenek és megoszthassanak jóváhagyási kéréseket, az átlátható működés és a hatékonyabb csapatmunka érdekében. Mivel Microsoft Teamsbe integrált alkalmazásról beszélünk, ezért használatához olyan csomagra van szükségünk, ami a Microsoft Teams üzleti verzióját tartalmazza, ezt követően további költséggel az alapértelmezett megoldás nem jár, rendszergazdaként lehetőségünk van rögzíteni az eszköztáron a Teamsben.
Új jóváhagyási kérelem létrehozása a Teamsben
A jóváhagyási folyamat elindításához, keressük meg az alkalmazást, a Teamsben és nyissuk meg. Ezt követően nincs más teedőnk, mind rákattintani az „új jóváhagyás kérése” gombra, majd kitölteni a szükséges adatokat, mint például a kérelem nevét, hogy kinek kell jóváhagynia, adjuk meg az esetleges további információkat, prioritást, ha szükséges, csatoljuk a mellékleteket. Továbbá ekkor szükséges megadnunk, ha az alapértelemezett „jóváhagyás” – „elutasítás” visszajelzésektől el szeretnénk térni. Az alkalmazás lehetőséget ad, több jóváhagyó beállítására is, melynél választhatunk tetszőleges sorrendet, de meghatározhatunk egy konkrét sorrendet is. Egyelőre azonban arra nincs lehetőségünk, hogy a kéréseket a FYI (for your information) szellemében adjuk le, tehát felvegyünk olyan személyt is, akinek nem szükséges jóváhagynia, de megosztjuk vele a kéréseket, hogy tudjon róla. Ha az elküldést követően szeretnénk más jóváhagyót beállítani vagy a kérésünk valamely adatán módosítani, esetleg visszavonni, azt egészen a Jóváhagyó kérésünkre történő visszajelzéséig meg tudjuk tenni a Jóváhagyások alkalmazásban az „elküldve” menüpont alatt.
Kérelem jóváhagyása vagy elutasítása a Teamsben
Mikor jóváhagyásra nyújtunk be egy kérelmet, azok, akik jóváhagyóként vannak megjelölve, értesítést kapnak a Teamsben, melyet később a Jóváhagyások alkalmazásban, a megérkezett menüpontban is megtalálnak. Az adott értesítésre vagy magára a kérelemre kattintva, gyorsan átnézhetjük a kérés részleteit, a hozzá tartozó fájlokat és esetleges megjegyzéseket. Ezt követően lehetőségünk nyílik jóváhagyni vagy elutasítani, illetve megjegyzést hozzáadni a döntésünkhöz. Minden egyes visszajelzésről, a kérelmező értesítést fog kapni és figyelemmel követheti kérésének állapotát, mely lehet jóváhagyva, elutasítva, valamint, ha még nem kaptunk rá visszajelzést vagy több jóváhagyó van és még nem kaptunk minden jóváhagyótól visszajelzést „kérés leadva” állapotot fogjuk látni.
Jóváhagyásaink nyomonkövetése és kezelése a Teamsben
A Teams jóváhagyások (Approvals) alkalmazásában egy helyen követhetjük és figyelhetjük az összes kérelmet. Minden kérés úgy jelenik meg, hogy szerepelnek az olyan kulcsinformációk, mint a kérelem státusza, a forrása, valamint a kérelmező és a jóváhagyó személye. Ha egy konkrét jóváhagyást választunk ki, akkor további információkat tekinthetünk meg, és követhetjük a folyamatot. Ráadásul van lehetőségünk kiexportálni egy excelbe a kéréseket dátum tartomány alapján. Jelenlegi limitáció miatt az exportálás során döntenünk kell, hogy a leadott kéréseket vagy a megérkezett kéréseket szeretnénk kinyerni az alkalmazásból további limitáció még a korábban említett közreműködő beállításának lehetősége is, így egyelőre az exportot kizárólag maga a jóváhagyó vagy a kérelmező tudja elvégezni. Amikor az első export lefut, a OneDrive / Alkalmazások (Apps) mappa automatikusan létrejön és a későbbiekben minden exportot itt fogunk megtalálni az általunk kiválasztott dátumtartományok alapján.
Jóváhagyás sablonból
Ha szeretnénk cégen belül egységes jóváhagyási folyamatot létrehozni, az egyedi jóváhagyások alapján van lehetőségünk előre definiált kéréseket létrehozni, akár csapat akár cég szinten. A sablonok segítenek a könnyebb áttekinthetőségben, valamint gyorsítják a folyamatot, hiszen az egyedi kéréseknél, minden paramétert újból és újból meg kell adnunk, mint pl: a jóváhagyót, a prioritást és a részleteket, ezt a sablonok esetében előre beállíthatjuk, így a felhasználók gyorsabban és egyszerűbben tudják leadni kéréseiket.
Elektronikus aláírások rögzítése
A Jóváhagyásokat van lehetőség külső elektronikus aláírással dolgozó megoldásokkal összekötni (AdobeSign, DocuSign), ennek viszont alapfeltétele, hogy aktív előfizetéssel rendelkezzünk ezen megoldások valamelyikével. Miért fontos ez? Alkalomadtán előfordulhat, hogy olyasmit kell jóváhagyni, ami jóval formálisabb hitelesítést igényel, aláírásra van szükség a jóváhagyási folyamat előmozdításához. A Teams kulcsfontosságú partnereivel együttműködve azon dolgozik, hogy lehetővé váljon az AdobeSign, a DocuSign és egyéb külső szolgáltatók közreműködésével elektronikus aláírás létrehozása az Approvals alkalmazásban. Egyszerűen ki kell választanunk elektronikus aláírásunk szolgáltatóját, és megadnunk a szükséges információkat, mint például a bejelentkezési adatokat. Ezt követően már küldhetjük is aláírásra a szükséges dokumentumokat. Miután elküldtük, az engedélyező személyek értesítést kapnak, így könnyedén áttekinthetik és aláírhatják azokat. A jóváhagyások alkalmazás (Approvals) segítségével Teamsbe integráltan az egész munkafolyamatot nyomon követhetjük.
Összességében mire jó a Jóváhagyások?
A jóváhagyások alkalmazás lehetőséget biztosít számunkra, hogy a Microsoft Teams alkalmazáson belül könnyedén indíthassunk egyedi vagy előre definiált kéréseket, így például kifejezetten hasznos lehet, többek között céges beszerzések vagy szabadságok nyomon követésére is komolyabb fejlesztések és költségek nélkül Microsoft 365 alapokon.
A cikkben olvasható lehetőségek csak a kezdetét jelentik annak, hogyan kezelheted a jóváhagyásokat a Teamsben. Ha szeretnél további új funkciókat tanulni és még hatékonyabban használni a Microsoft Teams alkalmazást, gyere el Teams képzésünkre, vagy regisztrálj az S32 Café – ingyenes webinárium sorozatunkra!
