Microsoft 365 bevezetés a BROOKS INSTRUMENT Kft.-nél – üzleti szemmel
Miért most, miért így?
A legtöbb szervezet ma már „rendelkezik Microsoft 365-tel”, és a Microsoft 365 messze nem „új Office”. A különbséget nem az jelenti, hogy hozzáférünk-e az eszközökhöz, hanem az, hogyan építjük be őket a működésbe. A System32 ars poeticája pontosan ez: az érték házon belül születik; a technológia az üzleti célokat szolgálja üzletileg vezérelt, jól vezetett projektekben, tanuló szervezeti környezetben.
Nem az eszköz a lényeg, hanem hogy elhiggyük: máshogy is lehet dolgozni.
Ki a Brooks Instrument Kft., és miben állt a kihívás?
A Brooks Instrument Kft. a 16,1 milliárd USD árbevételű ITW (Illinois Tool Works Inc.) magyar leányvállalata – ez egy Fortune 200 vállalat, amely 51 országban több mint 45 000 munkavállalót foglalkoztat. Nagy, nemzetközi háttérrel működő precíziós műszergyártó, ahol sok üzleti elvárás központilag érkezik, ugyanakkor a hazai egységnek van mozgástere a megvalósításban. A Microsoft 365 licencek adottak voltak, és a működés számos ponton jól bejáratott, hagyományos eszközökre optimalizált logikát követett. A közös feladatunk így az érett gyakorlatok átültetése volt a Microsoft 365 együttműködési és tartalomkezelési modelljébe – hogy a meglévő erősségekre építve hozzuk ki a platform rejtett üzleti potenciálját.
„Az Microsoft 365 eszközei eddig is rendelkezésre álltak, de nem ismertük őket eléggé. A célzott beállítások és a tréningek után a mindennapi munka látványosan felgyorsult.” — (Brooks Instrument Kft.)
Kiindulópont: AI-szikrától üzletileg vezérelt Microsoft 365-alapozásig
A kapcsolat egy AI-webinár után indult: a menedzsment Copilot-bevezetést szeretett volna. A közös beszélgetések és gyors helyzetértékelés azonban megmutatta, hogy a Copilot csak rendezett, jól felépített Microsoft 365-környezetben hoz valódi értéket. Ezért az első fázisban nem magát az AI-t, hanem az alapokat erősítettük meg: információ-architektúra, dokumentumstruktúra, együttműködési szabályok, jogosultsági modell és információbiztonság – mind üzleti célokhoz igazítva.
A Copilotból indultunk, de végül egy üzleti fókuszú, jól vezetett Microsoft 365-projekt lett belőle – ahol a technológiát a folyamat- és szervezetfejlesztés húzta.” – (Brooks Instrument Kft.)
Az AI akkor működik, ha van mire építenie: rendezett adatok, átlátható struktúra, jól beállított jogosultságok.
Projekt és módszer: Szoftvertelepítés helyett működésfejlesztés
Strukturált AS-IS / TO-BE megközelítéssel dolgoztunk: először közösen tisztáztuk a vezetői célokat és sikerkritériumokat, majd feltérképeztük a jelenlegi működést (folyamatok, információ- és dokumentumáramlás, jogosultságok). Erre az alapra építve közösen határoztuk meg, mit és milyen ütemezésben érdemes átalakítani a Microsoft 365-be költözés során — nem csak az „eszközt telepítve”, hanem a működést finomra hangolva.
A System32-nél a technológiai tudás üzletileg vezérelt szemlélettel és projektvezetési fegyelemmel párosul (közgazdasági háttér, PMP projektvezetés, PMI-PBA üzleti elemzés). Ennek köszönhetően a vezetői célokat érthető, mérhető beavatkozásokra fordítjuk le, és rövid, iteratív ciklusokban haladunk (prototípus → teszt → döntés), hogy minden lépés gyorsan üzleti értéket adjon és közben csökkenjen a kockázat.
Üzletből indulunk, technológiával zárunk — a kettőt a projektvezetés köti össze.
Ahhoz, hogy a változás ne csak technológiai frissítés legyen, hanem kézzelfogható üzleti eredmény, a megvalósítást három, egymást erősítő nézőpont mentén vezetjük
Három nézőpont egyszerre:
Ember (vezetés és csapat): összehangoljuk a vezetői célokat az operatív megvalósítással, tartjuk életben a lendületet a bevezetés idején – hogy a kezdeti lelkesedés ne forduljon ellenállásba; mit kezdünk a lemaradókkal; és miként adunk teret a „bajnokok” információéhségének, hogy ők húzzák magukkal a szervezetet.
Működés (üzleti és projektfolyamatok): fontos a standardizálás és a területspecifikus finomhangolás optimális arányának megtalálása — hol egységesíthetők a minták, hol kívánnak eltérő megközelítést a különböző divíziók, területek.
Technológia (eszköz és illesztés): a Microsoft 365 komponensek hibrid környezetbe integrálásának kérdései — miként kapcsolódnak a meglévő, döntően helyszíni rendszerekhez; hogyan képezzük le a „régi, bevált” mappastruktúrákat modern tartalomkezelésre és hozzáférési modellekre; valamint hogyan garantáljuk, hogy a változások mellett a megszokott funkciók továbbra is gyorsan, kiszámíthatóan elérhetők maradjanak.
Az első tanulság világos volt: nagy mennyiségű digitális tartalom több, eltérő logika szerint szerveződött. A továbblépéshez új dokumentum- és mappastruktúra, valamint jól szabályozott jogosultsági modell kellett, amely támogatja a csapatmunkát, megfelel a GDPR-nak és minimalizálja a kézi adminisztrációt.
Ezt területenkénti, interaktív workshopokon kialakított kiinduló SharePoint-prototípusokkal alapoztuk meg, majd több körben finomra hangoltuk, amíg végleges struktúrává nem állt össze.
„Sok konkrét példán mentünk végig: papír, Excel, e-mail helyett mit ad a Microsoft 365. A cél nem az volt, hogy átnevezzük a régit, hanem hogy egyszerűbbé tegyük a munkát.”
A legforróbb pont: dokumentumkezelés és jogosultság
A valódi nehézség nem az új eszközök használatának elsajátítása volt, hanem a régi szokások megváltoztatása. A „közös meghajtó + saját mappák és mellékletként küldöt file-ok” világa nem illeszkedett sem az üzleti folyamatokhoz, sem az információbiztonsági elvárásokhoz, ezért a SharePoint/OneDrive logikájához is igazodó új információ-architektúrát és szerepkör-alapú jogosultsági modellt kellett kialakítani.
A nehéz rész nem az új eszköz, hanem a régi szokások átállítása.
Két fő kihívás:
Régi mappavilág → üzletileg értelmes struktúra. A korábbi egységesítési próbálkozások nem követték kellően a folyamatokat, és nem mindenhol feleltek meg a GDPR/információ biztonsági elvárásoknak. Fájdalmas pont volt a „saját, lokális rend” elengedése és átállása egy közös, szabályozott rendszerre.
Változásmenedzsment és elfogadás. Természetes ellenállás jelent meg („eddig is működött”), ezért magyarázat, következetes támogatás és sok kicsi sikerélmény kellett.
Hogyan oldottuk meg:
Nem dobozos tréninget vittünk, hanem működést formáltunk.
„Miért így?” kommunikáció: a döntések üzleti indoklása, előnyök (kevesebb kézi adminisztráció, kevesebb hiba, gyorsabb keresés).
Gyors nyereségek bemutatása: linkmegosztás fájlcsatolmány helyett, valós idejű közös szerkesztés, megnyílt a lehetőség a folyamatok automatizálása előtt (Power Automate).
Kulcsfelhasználói támogatás: elérhető, helyben segítő bajnokok, akikhez azonnal lehet fordulni.
„A változásmenedzsmentnél az volt a feladat, hogy elfogadtassuk: miért jó ez nekik (kollégáknak). Folyamatos visszacsatolás kellett, és segítség, amikor elakadtak.” — Brooks Instrument Kft.
Projektvezetés és belső felelősség: skálázható tudás
A legtöbb kockázat nem technikai, hanem koordinációs. A Brooks Instrument Kft.-nál a vezetés az első naptól egyértelmű irányt, felhatalmazást és erőforrást adott, és kijelölt egy belső projektvezetőt, aki összefogta a munkát. A System32 ehhez illesztette a projekt ritmusát: közös igény- és elvárásgyűjtemény (backlog), priorizálás, demók, mérföldkövek és döntési fórumok — mindez üzletileg vezérelt fókuszpontokkal.
Fontos tapasztalat: egy hagyományos bevezetésnél elakadás esetén „mindenki az IT-hoz rohan”. Sok felhasználó esetén ez könnyen túlterhelést okoz, ráadásul a kérdések jelentős része napi, üzleti jellegű (nem tisztán IT).
Ezért építettünk kulcsfelhasználói réteget: olyan üzleti kollégákat képeztünk és vontunk be, akik jó rendszerszemlélettel és „IT-vénával” bírnak. Ők jelentik az első vonalat a csapatok felé (gyors, gyakorlati segítség, minták és best practice-ek), lefordítják az üzleti igényeket M365-megoldásmintákra, és csak a valóban technikai ügyeket eszkalálják az IT felé. Így a támogatás közelebb kerül a működéshez, az IT terhelése kordában marad, a változás pedig nemcsak elindul, hanem fenntarthatóan skálázódik is.
„Jelöljenek ki belső projektkoordinátort és fektessenek nagy hangsúlyt a kulcsfelhasználók kiválasztására, akik elkötelezettek a projekt iránt. Inkább legyen kevesebb, de proaktív, mentor típusú kulcsfelhasználó.” — Brooks Instrument Kft.
A belső projektvezető a garancia arra, hogy az ötletből működés legyen.
Rendezett Teams-csatornák → a Messenger/Viber típusú „shadow IT” kiváltása.
Egyszerű jóváhagyások automatizálása (Power Automate) → kevesebb kézi admin.
„Nem fájlokat küldözgetünk egymásnak, hanem linket. Négyen dolgozunk ugyanabban a dokumentumban, nincs több verzióháború. Telefonról is elérjük a mappákat, nem kell VPN.” — Brooks Instrument Kft.
Miért működik?
Az első hét végére eltűnt a verziókáosz.
Mert minden gyors nyereség egyben viselkedésváltás is: kényelmesebb a jó megoldás, mint a régi rutin. Az így szerzett bizalomra lehet ráépíteni a komplexebb fejlesztéseket (Lists, Power Apps, további automatizmusok).
Üzleti érték: az alapokról nyíló új szint —
Üzleti érték: az alapokról nyíló új szint — adatvezérelt, automatizálható, AI-kész működés
A Brooks Instrument Kft. már a projekt előtt is lépett az adatvezérelt irányba (pl. papíralapú termelés-kontrolling → Power BI). Az együttműködési és információ-architektúra mostani rendbetétele (struktúra, jogosultság, egységes szabályok) azonban új világot nyitott meg: az adatok rendezettek, a folyamatok átláthatók, így az automatizálás és az AI számára is megvan a stabil alap. A „kő elindult a hegyoldalon” – a fejlesztési ötletek száma ugrásszerűen nőtt (több tucat backlog-elem), és megjelentek az első önálló üzleti kezdeményezések.
Ami ma már működik, folyamatban van, illetve ami holnap válik természetessé (üzletileg vezérelt következő lépések):
Microsoft Lists: üzleti nyilvántartások verziókövetéssel és jogosultsági szintekkel.
Power Automate: jóváhagyások, értesítések, háttérfolyamatok (pl. beérkező e-mailek strukturált gyűjtése).
Power BI: élő vezetői visszacsatolás, a gyártási és üzleti KPI-ok vizualizálása.
Valós idejű közös Excel-szerkesztés: együttműködés fájlcsere helyett.
Power Apps: célalkalmazások kódolás nélkül, üzleti problémákra.
Több folyamat-automatizálás: jóváhagyási láncok, bejövő kérések/levelek érkeztetése, határidő-figyelés és eszkalációk – kézi lépések helyett szabályozott automatizmusokkal.
Önkiszolgáló riportok és KPI-k: vezetői fókuszokhoz igazított, élő adatokra épülő irányítópultok; a szükséges mutatók egy kattintásra, IT-függés nélkül.
Üzleti oldali mini-fejlesztések, biztonsági korlátokkal: kulcsfelhasználók felkészítése egyszerű megoldások (pl. űrlap + lista + jóváhagyás) összeállítására, előre jóváhagyott sablonok és egyértelmű jogosultsági/IT-szabályok mellett.
Copilot bevezetése célzott területeken: megfelelő jóváhagyás esetén ott indítjuk, ahol az adatok és jogosultságok már rendezettek az M365-ben (pl. dokumentum-összefoglalás, választervezetek, meetingjegyzetek) – így az AI azonnal üzleti értéket termel.
„Az M365 a végtelen fejlesztési lehetőségek tárháza, de a képzés és az adatköltöztetés nem elegendő. Tovább kell vinni… utánkövető fejlesztési projektekkel.”
„Folyamatos fejlődést biztosít, de ezzel együtt folyamatos tanulást, gyakorlást és tesztelést igényel. Jó befektetés volt, sok további lehetőség kapuját nyitotta meg.” — Brooks Instrument Kft.
A tréning a startvonal — a versenyt a fejlesztések hozzák.
Mit tanácsol a Brooks Instrument Kft. más döntéshozóknak?
Ha most kezdenénk elölről, öt tanulságot emelnénk ki:
Legyen belső tulajdon és ritmus. Ne „külsős projekt” legyen, hanem vállalati ügy, dedikált felelőssel.
Válogatott kulcsfelhasználói réteg. Inkább kevesebben, de motivált, mentor-típusú emberek, akik a csapatokat első szinten támogatják.
Licenc- és elvárásmenedzsment az elején. Pontosan mérjük fel, mi elérhető, és mit nem – így nem ígérünk túl.
Őszinte, kétirányú együttműködés a beszállítóval. Rendben van az újratervezés, ha a tapasztalat ezt kívánja.
Gyors eredmények + folyamatos fejlesztési program. A „quick win” indítja a kultúraváltást, a backlog és a mérföldkövek tartják pályán.
A belső projektvezető, a jó kulcsfelhasználók és az őszinte partneri munka a siker három pillére.
Ha ez a történet ismerős, és szeretnéd üzletileg vezérelt módon kihozni az Microsoft 365 / AI valódi értékét, szívesen adunk egy külső, de partneri nézőpontot.
Sütiket használunk a tartalmak és hirdetések személyre szabásához, közösségi funkciók biztosításához, valamint weboldalforgalmunk elemzéséhez. Ezenkívül közösségi média-, hirdető- és elemező partnereinkkel megosztjuk az Ön weboldalhasználatra vonatkozó adatait, akik kombinálhatják az adatokat más olyan adatokkal, amelyeket Ön adott meg számukra vagy az Ön által használt más szolgáltatásokból gyűjtöttek
Funkcionális
Always active
Segítenek használhatóvá tenni a weboldalunkat azáltal, hogy engedélyeznek olyan alapvető funkciókat, mint az oldalon való navigáció és a weboldal biztonságos területeihez való hozzáférés. A weboldal ezen sütik nélkül nem tud megfelelően működni.
Preferences
The technical storage or access is necessary for the legitimate purpose of storing preferences that are not requested by the subscriber or user.
Statisztikai
Az adatok névtelen formában való gyűjtésén és jelentésén keresztül a statisztikai sütik segítenek a weboldal tulajdonosának abban, hogy megértse, hogyan lépnek interakcióba a látogatók a weboldallal.The technical storage or access that is used exclusively for anonymous statistical purposes. Without a subpoena, voluntary compliance on the part of your Internet Service Provider, or additional records from a third party, information stored or retrieved for this purpose alone cannot usually be used to identify you.
Marketing
A marketingsütiket a látogatók weboldal-tevékenységének nyomon követésére használjuk. A cél az, hogy releváns hirdetéseket tegyünk közzé az egyéni felhasználók számára, valamint aktivitásra buzdítsuk őket, ez pedig még értékesebbé teszi weboldalunkat a tartalmakat közzétevő és a harmadik fél hirdetők számára.
