Ne a tegnap eszközeivel várd a holnapot! - S32

Ne a tegnap eszközeivel várd a holnapot!

Az elmúlt egy év a vállalkozások mindennapjait jelentősen felforgatta. Mára már egyértelművé vált, hogy az eddig örök érvényűnek hitt igazságok, a megszokások, a korábban rendre bevált módszerek komoly felülvizsgálatot és újragondolást igényelnek.

 

A felülvizsgálat során az alábbi kérdéseket nem hagyhatjuk megválaszolatlanul:

  • Vajon megfelelően fel vagyunk készülve a megváltozott világ új kihívásaira?

  • A munkatársak és alkalmazottak fel vannak készítve az új, megváltozott helyzetre és az az teremtette új igényekre?

  • Az elmúlt évek, vagy sok esetben évtizedek során finomra hangolt működésünk hozzá lett igazítva az új elvárásokhoz?

  • Az eszközeink megfelelnek a holnap kihívásainak, vagy még mindig a tegnap eszközeit használjuk a napi munkavégzés során?

 

A System32-nél munkánk során folyamatosan keressük és fejlesztjük a jövő azon eszközeit, amelyek segítségével hatékonyabbá és kényelmesebbé tehetjük a munka szervezését, irányítását és ellenőrzését, függetlenül attól, hogy éppen az irodában ülünk, vagy valahol egészen más helyen tartózkodunk.

 

Az általunk kínált eszközök között kiemelkedő helyet foglal el a Microsoft Teams és a Teams alapon készülő speciális, konkrét üzleti problémákra megoldást nyújtó programok, amelyek sok esetben nem is feltétlen az irodai, hanem elsősorban az élvonalban dolgozók munkájának eredményesebbé tételére fókuszálnak.

 

Miért épp az élvonalban dolgozókra esik a fókusz?

Az élvonalban dolgozók számos iparágban nélkülözhetetlenek a folyamatos és zökkenőmentes üzletmenet biztosításában, vagy a vevőkkel folytatott kapcsolattartásban. Szerepük talán még sosem volt olyan hangsúlyos, mint napjainkban, ezért a rugalmasan használható munkahelyi megoldásokra épp olyan, ha nem fokozottabb szükségük van, mint az irodai dolgozóknak. Egy vállalkozás csak annyira nevezhető naprakésznek, amennyire fizikai, irodán kívüli munkavállalói azok.

Milyen megoldásokkal támogatja a Teams az élvonalban, irodán kívül dolgozókat?

 

Adó-vevő funkciók a Teamsben

Hogyan maradjunk folyamatosan kapcsolatban anélkül, hogy a kezeink folyton foglaltak lennének?

A mobiltelefonok mellett a mai napig jelentős felhasználói bázisa van a különböző zárt csatornás, rövid, vagy hosszabb hatósugárral rendelkező kommunikációs eszközöknek, mint például a Walkie-Talkienak, a különböző adó-vevő készülékeknek. Ezek nélkül az eszközök nélkül elképzelhetetlen egy építkezés, legyen szó darus anyagmozgatásról, vagy nehézgépek mozgásáról. De egy modern élelmiszer diszkont áruház munkatársai is hasonló eszközökön keresztül értesülnek arról, hol van rájuk éppen a legnagyobb szükség.

Ezeknek az eszközöknek a legnagyobb hátránya, hogy a dolgozónak a megszokott felszerelésén és eszközein túl egy plusz készüléket is hordania kell magával. Emellett a flotta bővítése jelentős anyagi beruházást igényel, létszámcsökkenés esetén pedig a készülékek sok esetben kihasználatlanul állnak.

A mobiltelefonok mellett a mai napig jelentős felhasználói bázisa van a különböző zárt csatornás, rövid, vagy hosszabb hatósugárral rendelkező kommunikációs eszközöknek, mint például a Walkie-Talkienak, a különböző adó-vevő készülékeknek. Ezek nélkül az eszközök nélkül elképzelhetetlen egy építkezés, legyen szó darus anyagmozgatásról, vagy nehézgépek mozgásáról. De egy modern élelmiszer diszkont áruház munkatársai is hasonló eszközökön keresztül értesülnek arról, hol van rájuk éppen a legnagyobb szükség.

Ezeknek az eszközöknek a legnagyobb hátránya, hogy a dolgozónak a megszokott felszerelésén és eszközein túl egy plusz készüléket is hordania kell magával. Emellett a flotta bővítése jelentős anyagi beruházást igényel, létszámcsökkenés esetén pedig a készülékek sok esetben kihasználatlanul állnak.

A Microsoft Teams segítségével lehetőség van arra, hogy a munkavállalók saját, már eleve magunknál hordott mobiltelefonjuk váljon egyetlen gombnyomással valódi adó-vevő készülékké, függetlenül attól, hogy egymás hatósugarán belül tartózkodnak-e vagy a világ különböző pontjain.

 

Hatékonyabb műszakbeosztás-tervezés

Hogyan tervezzünk hatékonyan műszakbeosztást és osszuk meg valós időben a változtatásokat kollégáinkkal, a tartózkodási helyüktől függetlenül?

A gyorsan változó gyártási igényekhez, kereskedelmi forgalomhoz igazodó erőforrás megtervezése komoly kihívás, amennyiben hagyományos fali táblán vagy Excel táblázatban dolgozunk. Ezek az eszközök nem teszik lehetővé, hogy reagálni tudjunk a hirtelen megváltozott körülményekre, valamint arra is alkalmatlanok, hogy segítségükkel a kollégákat valós időben tájékoztassuk a változásokról.

A Teams hatékonyan támogatja a műszakbeosztások elkészítését és a változások nyomon követését. Emellett lehetőséget biztosít arra is, hogy a változásokról a munkavállalókat egyidejűleg és pontosan tájékoztassuk.

>> A Microsoft Teams műszakbeosztást és jóváhagyás-kezelését támogató lehetőségeiről ide kattintva olvashat bővebben. <<

 

Átláthatóbb munkaidő- és szabadságkezelés

Hogyan kezeljük egyszerűbben és gazdaságosabban a munkaidő jelentést és -riportolástszabadságok engedélyezését és -nyomonkövetését? 

A Teams segítségével külön alkalmazás és papír nélkül jelenthetik a munkatársak az elvégzett munkát, a ledolgozott órákat, aminek köszönhetően a bérszámfejtés előkészítése az addig több hetes előkészítő munka helyett egyetlen gombnyomásra egyszerűsödik.

Soha többet nem kell papír vagy email alapú, nyomon követhetetlen szabadság- és távollét igénylésekkel bajlódni. A Teams lehetővé teszi a vezetők számára, hogy egy helyen hagyják jóvá és tekintsék át, hogy hogyan állnak a munkatársak szabadságai, nincsenek-e ütközések, vagy nem marad-e műszak betöltetlenül.

Az eszközt használva vezetői jóváhagyással a munkatársak könnyedén műszakokat is cserélhetnek, mindezt gyorsan, áttekinthetően, tartózkodási helyüktől függetlenül.

 

Nyomon követhetőbb feladatkiosztás és számonkérés

Hogyan lehet hatékonyabban nyomon követni a személyre, vagy csapatra szabott feladatkiosztást és számonkérést?

A feladatok delegálásának egyik legnagyobb kihívása, hogy rengeteg időt és figyelmet igényel a feladat pontos megfogalmazása, kiosztása, nyomon követése és a munkavégzés haladásának ellenőrzése. Ez különösen igaz, ha nem ugyanazon a helyen tartózkodunk, hanem vezetőként emailen, vagy telefonon keresztül vagyunk kénytelenek szervezni a munkát. Ilyen helyzetben megfelelő eszközök nélkül kizárólag saját precizitásunkra és memóriánkra hagyatkozhatunk a feladat elvégzésének ellenőrzése során.

A Teams lehetővé teszi a vezetők számára a feladatok személyre szabott, vagy akár csoportos kiosztását, a haladás nyomon követését, a felelősök ellenőrzését és számonkérést, mindezt valós időben, a tartózkodási helytől függetlenül.

 

Onboarding a Microsoft Teamsben

Hogyan lehet hatékonyabb a munkatársak felvétele, betanítása, elköteleződésük megőrzése és követése?

Kimondottan nehéz feladat az új munkatársak integrálása olyankor, amikor a személyes jelenlét nem, vagy csak korlátozottan lehetséges.

A Teams oktatási felületein keresztül lehetőségünk van a munkavállalók képzésére, bevonásába és a folyamat tervezésére és ellenőrzésére, legyen szó egy vállalati kultúra átadásról, vagy egy fontos biztonsági oktatásról. Az oktatás folyamatait vezetőként az eszközzel pontosan, napra készen ellenőrizhetjük és nyomon követhetjük.

A munkatársaknak mindeközben lehetőségük van, hogy közvetlenül is kapcsolatba lépjenek feletteseikkel, tartózkodási helyüktől függetlenül is. Így bármikor, bárhonnan megoszthatják ötleteiket, problémáikat az illetékesekkel. A rugalmas, közvetlen kapcsolattartási lehetőségek nagymértékben leegyszerűsítik a vállalati kommunikációt és javítják a dolgozói elköteleződést, erősítve a munkavállalói megtartást.

 

Konklúzió

Ahhoz, hogy a fentiek működjenek, természetesen szükség van a megfelelő tervezésre, előkészítésre és kivitelezésre. A fenti megoldások azonban a Microsoft Teamsnek köszönhetően költséghatékony, kódolásmentes, vagy kevés programozást igénylő technológiák segítségével, meglehetősen egyszerűen megvalósíthatók.

Az eszköz és a köré szerveződő applikációk lehetővé teszik, hogy a vállalkozások nagyobb volumenű fejlesztések nélkül, gyorsan tudják bevonni élvonalbeli munkatársaikat a vállalat digitális körforgásába, közös platformra hozva az összes munkavállalót.

Ráadásul mindez a munkavállalók saját eszközeit bevonva is megtehető, így nekik kevesebb eszközt kell magukkal hordaniuk a munkavégzés során, a vállalkozás pedig mentesülhet a nagyobb, eszközökbe fektetett beruházások alól.

 

Szívesen hallana többet a Microsoft Teams lehetőségeiről?
Esetleg konkrét megoldások bevezetéséhez szeretne segítséget?
Vegye fel velünk a kapcsolatot és mérjük fel közösen lehetőségeit!
TOP