A Microsoft Teams-ről beszélve nem győzzük elégszer hangsúlyozni, hogy mennyire sokoldalú eszköz, valamint, hogy a hozzá kapcsolható applikációknak köszönhetően a hétköznapi csevegő funkciókon túl egy rendkívül komplex munkahelyi alkalmazássá válhat, jelentős IT fejlesztések nélkül. A cégek számára az egyik leghasznosabb és leginkább keresett megoldás a munkaidő nyilvántartást, a beosztások kezelését, a szabadságok igénylését és egyéb kérelmek kezelését egyszerre teszi lehetővé. Alábbi cikkünkben bemutatjuk, hogyan működik a Shifts és milyen lehetőségeket rejt magában.
Dióhéjban a Shiftsről
Mi is pontosan az a Shifts?
A Shifts, vagy magyarul Műszakok, egy speciális Microsoft applikáció, mely a Microsoft Teams alkalmazásba integrálható. A Shifts nem egy HR szoftver, nem automatizálja a beosztások létrehozását, nem tartja nyilván a rendelkezésre álló szabadságokat, ellenben hatékonyan segíti a HR szakemberek, vagy a HR-rel foglalkozó kollégák munkáját. Használata ideális mindazoknak, akik szeretnék felszámolni a HR területén a papíralapú működést, melyre gyors és egyszerű megoldást keresnek.
Miért érdemes használni a Shifts-et?
- A program egyszerűbbé teszi a műszakok és beosztások megtervezését, kezelését.
- Számítógépről, laptopról, tabletről és okos telefonról egyaránt használható.
- Megkönnyíti a kommunikációt az irodán kívüli munkavállalókkal és munkavállalók között.
- Elősegíti az együttműködést a fizikai dolgozók és az irodai munkatársak között.
- A munkavállalók könnyedén és rugalmasan igényelhetnek változtatást a beosztásukban.
- A munkavállalók könnyedén igényelhetnek szabadságot, vagy nyújthatnak be egyéb kérelmeket.
- Az applikációval a munkaidő nyilvántartás könnyedén vezethető.
- A papíralapú HR működést rugalmas, digitális megoldás váltja fel.
- Munkavállalónkként havi 1 kávé áráért teljesen digitálissá teszi a vállalaton belüli kommunikációt.
Kinek ideális a Shifts?
A Műszakok appot elsősorban olyan vállalkozások számára hozták létre, amelyek alkalmaznak olyan munkavállalókat, akik az élvonalban, terepen, irodán kívül dolgoznak. De ide sorolható gyakorlatilag minden olyan munkatárs, aki jellemzően irodán kívül, vagy hibrid környezetben dolgozik és munkája során sokszor nincs lehetősége számítógép elé ülni.
Az ilyen munkavállalók céges mindennapjaiból jellemzően hiányzik egy olyan platform, ami lehetővé teszi munkájuk rugalmas és egyszerű szervezhetőségét, egymás közötti és az irodai kollégákkal történő kommunikációjukat és együttműködésüket. Ezt hivatott orvosolni a Microsoft Shifts, vagy magyar nevén Műszakok applikációja.
Hogyan tehetsz szert a Műszakok appra?
A Microsoft Műszakok applikációjához úgy férhet hozzá, ha előfizet bármely olyan Office 365 csomagra, mely tartalmazza a Microsoft Teams szolgáltatást.
Hogyan és milyen funkciókkal működik az applikáció?
A Shifts applikáció 4 szerepkört különít el egymástól:
1.) Team owner: Ő a csapatok vezetője, a csapattagok felettese. Az a személy, aki létre tudja hozni a műszakbeosztásokat, valamint az ő feladata a benyújtott kérelmek elbírálása, jóváhagyása, vagy elutasítása.
2.) Team member: Team member minden olyan munkatárs, aki tagja az adott csapatnak. A Team member beosztásokhoz adható hozzá. Ő maga pedig jelentkezhet nyitott beosztásokra, igényelhet műszakcserét, felajánlhatja saját műszakjait kollégái javára, benyújthat szabadság-, vagy egyéb kérelmeket.
3.) Teams admin: Ő a Microsoft Teams rendszergazdája, aki igény szerint be tudja állítani a céges előfizetések keretében, hogy a Shift applikáció alapértelmezetten jelenjen meg a munkatársak Teams programjában.
4.) Kontrolling: Ő az a HR-es munkatárs, aki az applikációból néhány kattintással kiexportálhatja a beosztások adatait, előkészítve azt a bérszámfejtő kollégáknak.
A Shifts működése és lehetőségei – a Team owner-ek, felettesek, csapat vezetők oldaláról
Beosztások létrehozása
A csapatok vezetői, a beosztottak felettesei, az applikáció segítségével a Microsoft Teams felületén könnyedén létrehozhatnak beosztásokat saját csapataik számára.
Az eszköz optimális használatához a munkavállalókat csapatokba kell rendezni. Csapatok létrehozhatók például szerepkörök, vagy lokáció szerint. Ez utóbbi esetében például egy csapatba, munkacsoportba rendezhetők az azonos helyszínen dolgozók.
Műszakbeosztás létrehozása két irányból is megközelíthető:
- A felhasználók irányából: meghatározható, hogy melyik csapattag mikor dolgozzon,
- A beosztás irányából: amennyiben ismert, hogy az adott napra mennyi erőforrásra van szükség, ez alapján nyitott műszak hozható létre, amely később konkrét munkatársakhoz rendelhető, vagy amelyre a munkatársak maguk is jelentkezhetnek.
A műszakbeosztások létrehozása az applikáció kezelőfelületén rendkívül egyszerűen megvalósítható. A folyamat elindításához elegendő a beosztás valamely még üres helyére duplán kattintani és máris elérhetőek az adott beosztás beállítási lehetőségei.
A beosztások paraméterezési lehetőségei:
- Az adott műszak erőforrás szükséglete
- A műszak kezdetének és végének ideje
- Szünetek száma és hossza
- Fizetett és fizetés nélküli szünetek megjelölése
- Megjegyzések, jegyzetek az adott beosztáshoz
- Műszak tevékenységek hozzáadása (például szükséges utazások megjelölése, ezek fizetésének módja)
Mindezen lehetőségek mellett a különböző műszakokhoz a könnyebb átláthatóság kedvéért eltérő színeket és címkéket is rendelhet, valamint az adott műszakokat, akár egyedi névvel is elláthatja.
A létrehozott üres műszakokra a csapattagok maguk is jelentkezhetnek, de a csapatvezető is hozzárendelheti őket. Ez esetben a vezető rögtön látja a rendszerben, hogy a munkavállók közül kik szabadok az adott beosztás idején, így elkerülhetők az ütközések. (Ha mégis ütközés keletkezne, arról a rendszer azonnal értesítést küld.) A többszörös műszakok esetén a rendszer jelzi a még kiosztásra váró műszakok számát is jelzi, így fokozva a hatékonyabb tervezést.
A beosztás elkészülte utáni lehetőségek
A beosztás szerkesztése során az mindvégig vázlat minőségben van, így bátran rendelhetők a műszakokhoz személyek, amíg nem kerül megosztásra a műszak, a csapattagok nem látják azt. Ha azonban elkészült a beosztás, bármikor, néhány kattintással élesíthető és megosztható a csapattagokkal. A megosztás során kiválasztható, hogy mely időszakot szeretné megosztani. (Lehetőség van rá, hogy csak a következő hetet, vagy akár a következő hónapot, vagy hónapokat egyben megossza.) Emellett dönthet arról is, hogy a beosztást kivel szeretné megosztani: az egész csapattal, vagy csak az érintett csapattagokkal, azaz azokkal, akikhez műszakot rendelt. A beosztás élesítéséről a beállításoktól függően az érintettek, vagy akár az egész csapat azonnali értesítést kap a rendszerben.
A már élesített műszakok hibázás esetén visszahívhatók, majd a javítást követően ismét megoszthatók. Az elkészült beosztások igény szerint másolhatók, így amennyiben egy heti, vagy havi beosztás ismétlődik, nem szükséges azt ismételten elkészíteni, elegendő másolni, majd a másolatot megosztani a csapattagokkal. Az elkészült beosztások a rendszerből közvetlenül nyomtathatók, szükség esetén néhány kattintással egyszerűen kiexportálhatók.
A Shifts működése és lehetőségei – a Team memberek, a csapattagok, munkavállalók oldaláról
Az applikáció egyik legnagyobb előnye munkavállalói oldalról, hogy szinte bármilyen rendszerű okostelefonról és táblagépről is könnyedén használható. Ahogyan pedig a csapatok vezetőinek, úgy a munkavállalóknak is sokoldalú lehetőséget kínál munkájuk szervezéséhez.
Rendelkezésre állás rögzítése
A munkavállalók fel tudják vinni a rendszerbe a rendelkezésre állásuk idejét, ami a műszak beosztó számára is megjelenik a beosztás létrehozása során. Ennek köszönhetően, ha az adott dolgozó bizonyos napokon nem elérhető, elkerülhető, hogy ennek ellenére műszakba osszák. Ez a lehetőség hasznos lehet például azoknál a cégeknél, melyek egyetemistákat foglalkoztatnak.
Saját beosztások áttekintése
A munkavállalók minden esetben látják saját felületükön a soron következő műszakjukat, valamint az összes műszakot is, ami rájuk lett osztva. Elegendő rápillantaniuk mobiltelefonjukra, hogy megtudják mikor dolgoznak.
Nyitott műszakok
A munkavállalók számára saját beosztásuk mellett megjelennek a nyitott műszakok is, azaz azok, melyekhez még nem lettek munkavállalók rendelve. A nyitott műszakokra pillanatok alatt, egyszerűen jelentkezhetnek, melyről a felettes értesítést kapva elfogadhatja, vagy elutasíthatja jelentkezésüket.
Munkaidő nyilvántartás
A munkavállalók az applikációban munkaidejüket is nyilván tudják tartani a beépített blokkoló óra használatával. Az elvégzett munka rögzítéséhez elegendő elindítani, majd a munka végeztével leállítani a blokkoló órát. Az óra a szünetek ideje alatt is leállítható, majd visszakapcsolható. A munka befejezése után, ha az óra véletlen nem lett elindítva, a bevitt információk manuálisan is módosíthatók. Az adatok átnézése után a munkavállaló beküldheti a rögzített adatokat, melyek a beküldés, véglegesítés után, már nem módosíthatók, így nincs lehetőség az adatok utólagos megmásítására.
A munkaidő nyilvántartáshoz, amennyiben a mobiltelefonon engedélyezve van a helyadatok figyelése, a GPS figyelő segítségével a jelentéshez lokációk is rögzíthetők. Ennek köszönhetően a munkavállaló kizárólag a munka fizikai helyén tartózkodva tudja elindítani a számlálót.
Kérelmek benyújtása és típusai
A munkavállalók a rendszerben különböző kérelmeket is benyújthatnak, melyek akár előre személyre szabhatók. Így például létrehozhatók különböző típusú szabadságigények, vagy paraméterezhető, hogy az adott szabadságtípus fizetett, vagy fizetés nélküli-e.
Szabadság igénylés: a szabadság igénylésről benyújtott kérelmet a műszak-, vagy csapat vezetője hivatott jóváhagyni.
Műszak csere: a munkavállaló igény esetén kérelmet nyújthat be műszakja cseréjére is, melyről az érintett kollégájának (akivel cserél), valamint a műszak vezetőjének egyaránt vissza kell jeleznie
Műszak felajánlás: a munkavállaló dönthet úgy, hogy dedikáltan átadja valamely kollégájának a műszakját, melyhez szintén az érintett kollégának és a műszakvezetőnek is visszajelzést kell adnia.
Mivel a rendszer rugalmasan használható, alapértelmezetten létrehozhatók olyan kérelemtípusok is, mint például a home office igényt benyújtó kérelem, vagy éppen, amire a cégen belül, annak sajátosságai alapján a legnagyobb igény van.
A munkavállaló saját felületén láthatja benyújtott kérelmeit és azok aktuális állapotát. (A felettes számára ugyanígy, egy saját felületen megjelennek a hozzá intézett kérelmek, melyeket hozzáfűzött indokkal, vagy anélkül tud elfogadni vagy elutasítani.)
Gyakran ismételt kérdések
A Műszakok app szervezeten kívüli munkatársakkal is használható?
Az applikáció alapértelmezetten jelenleg nem használható vendég felhasználókkal. Azonban ennek kiküszöbölésére tudunk ajánlani alternatív megoldást. Keress minket bizalommal!
Rendelkezésre áll mobil app is a beosztáskezelő programhoz?
Az applikációt iOS és Android rendszerű telefonokra egyaránt fel tudja telepíteni. A Műszakok alkalmazás a Microsoft Teams alkalmazáson belül érhető el, így használatához a Teams programot kell telepíteni az eszközökre. A Teams felületén az applikáció néhány kattintással rögzíthető a navigációs sávban, így onnan bármikor könnyedén elérhető.
(A beosztások létrehozásához és szerkesztéséhez azonban szükség van a program asztali verziójára.)
Mennyibe kerül munkavállalónkként a program?
Ahhoz, hogy a Shifts-et használni tudd, elegendő egy alap Microsoft előfizetéssel rendelkezni.
A Microsoft elkötelezetten támogatja az élvonalban, az irodán kívüli dolgozók együttműködését, így a Műszakok applikáció mellett számos egyéb applikációval teszi lehetővé a gazdaságosabb és hatékonyabb működést a fizikai munkavállalókat foglalkoztató cégek számára is.
Szimpatikusnak találtad a Shifts lehetőségeit? Vedd fel velünk a kapcsolatot!
