Az utóbbi években a Microsoft Teams méltán vált egyre népszerűbbé, mint a vállalati kommunikáció és online értekezletek egyik központi eszköze. Azonban a Teams nem csak csevegésre és meetingek szervezésére használható, hanem kiválóan alkalmas csapatban való együttműködésre, feladatkezelésre is, köszönhetően a beépített funkcióknak és integrált alkalmazásoknak.
Összegyűjtöttük, hogyan lehet hatékonyabban használni a Microsoft Teams-t, különös tekintettel a To Do, Planner, Project for the Web és List szolgáltatásokra.
Microsoft To Do
A Microsoft To Do egy egyszerű és intuitív feladatkezelő alkalmazás, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy könnyedén nyomon kövessék saját feladataikat, fontosabb leveleiket. A To Do szorosan integrálódik az Outlook szolgáltatással, így ha egy feladatot létrehozunk az Outlookban, az automatikusan megjelenik a To Do-ban is. A ToDo rendelkezik kényelmes mobil alkalmazással, ezért akár menet közben kaphatunk értesítéseket, vagy tudunk rögzíteni olyan feladatokat, amelyeket nem akarunk elfelejteni.
Microsoft Planner
A Microsoft Planner egy erőteljesebb feladatkezelő és projektmenedzsment eszköz (light), amely csapatok számára készült. Lehetővé teszi a feladatok részletes nyomon követését, feladatlisták létrehozását, határidők meghatározását és a feladatok állapotának figyel követését. A Planner-ben létrehozott feladatok és tervek integrálódnak a Teams csatornákhoz, így a csapatok könnyedén hozzáférhetnek a közös feladatokhoz, megjegyzéseket fűzhetnek hozzájuk és együttműködhetnek.
Project for the Web
A Project for the Web a Microsoft projektmenedzsment megoldása. Ez az eszköz különösen hasznos a komplex több felhasználós projektek kezelésére, mivel lehetővé teszi a Gantt-diagramok, sprintek, Kanban táblák, különböző idővonalak és projekttervek létrehozását és kezelését. A Project for the Web integrációja a Teams-szel lehetővé teszi, hogy a csapatok egy közös felületen kezeljék a projektjeiket, megoszthassák az előrehaladást és valós időben kommunikáljanak a projekt előrehaladásáról.
Microsoft Lists
A Microsoft Lists egy rugalmas adatkezelő és nyilvántartó eszköz, amely kiválóan alkalmas különböző listák, például feladatlisták, eszköznyilvántartások vagy bármilyen egyéb adatbázis kezelésére. A Lists segítségével a felhasználók testreszabható listákat hozhatnak létre, megoszthatják azokat csapattagjaikkal és valós időben frissíthetik az adatokat. A Teams-szel integrálva a Lists lehetővé teszi, hogy a csapatok közvetlenül a Teams csatornákon belül kezeljék a listáikat és együttműködjenek.
Task in Teams (Új planner)
A Planner alkalmazás a Teamsben összehozza az összes feladatot és terveket és projekteket a Microsoft 365 ökoszisztémában egyetlen kényelmes helyen. Az alkalmazás a Microsoft Teamsben összehozza a megjelölt leveleket, az egyéni feladatokat a To Do és Outlook alkalmazásokból, valamint a csapatfeladatokat a Planner alkalmazásból. Ezzel a megoldással könnyedén átláthatod és egy helyen kezelheted a feladataidat. Az alkalmazás könnyen átlátható és egyszerű kezelőfelülettel segít folyamatosan nyomonkövetni a feladataidat.Az új Planner a Teamsben számos előnnyel rendelkezik a korábbi Task in Teams verzióhoz képest.
- Integrált Felület: Az új Planner integrált felületet biztosít, amely lehetővé teszi a feladatok és projektek könnyebb kezelését közvetlenül a Teamsen belül1.
- Rugalmas Feladatkezelés: A Planner lehetőséget ad arra, hogy különböző nézetek között váltogassunk, mint például a Rács, Tábla, Ütemezés és Diagramok, így mindenki megtalálhatja a számára legmegfelelőbb munkamódszert2.
- Jobb Együttműködés: A Planner lapok segítségével a csapatok könnyebben oszthatják meg és rendelhetik hozzá a feladatokat, valamint nyomon követhetik a projekt előrehaladását.
- Hatékony Kommunikáció: A Planner lapokon keresztül közvetlenül indíthatók beszélgetések a project for the web ből származó, adott feladatokhoz, így a kommunikáció központosított és kontextusba helyezett1.
- Testreszabhatóság: Az új Planner több testreszabási lehetőséget kínál, mint a korábbi verzió, beleértve a feladatok prioritásának beállítását, címkézést és a határidők kezelését.
Ezek a funkciók összességében javítják a felhasználói élményt, növelik a termelékenységet és elősegítik a csapatmunkát a Microsoft Teams környezetében.
- A My Day részben láthatod a ma esedékes feladataidat, és itt hozzáadhatod a saját aznapi teendőket is. Ez a lista minden nap újra tölthető friss feladatokkal, így az aktuális prioritásoknak megfelelőeket látod.
- A My tasks részben láthatod a saját feladataidat, beleértve azokat, amelyeket a To Do vagy Outlook alkalmazásban hoztál létre, valamint a Planner-ben hozzád rendelt feladatokat. Szintén a My Tasks részben találod a Private Tasks gyorsan létrehozható feladatokat, a Flagged Emails-t és a hozzád rendelt feladatokat.
- A My Plans részben megtalálod az összes saját To Do listát és terveket. Új terveket is létrehozhatsz közvetlenül az alkalmazásban. A Shared plans részben pedig a Teamshez hozzáadott Planner terveket találod meg.
A Microsoft Teams tehát egy rendkívül sokoldalú eszköz, amely lehetővé teszi a feladatkezelést és az együttműködést egyetlen központi felületen. A To Do, Planner, Project for the Web és Lists alkalmazások integrálása révén a Teams hatékonyan támogatja a személyes és csapat és projekt szintű feladatkezelést is. Az integrációs és automatizációs lehetőségek további előnye, hogy az egyes feladatkezelő eszközök közötti átjárás zökkenőmentes, ami növeli a produktivitást és megkönnyíti a mindennapi munkavégzést. Ezek az eszközök együtt egy átfogó, hatékony és könnyen használható feladatkezelő rendszert alkotnak, amely a Microsoft Teams-en belül érhető el, és amely nagyban hozzájárulhat a csapatok sikeres együttműködéséhez és projektjeik hatékony megvalósításához.
A cikkben olvasható lehetőségek csak a kezdetét jelentik annak, hogyan kezelheted saját és csapatod feladatait a Teamsben. Ha szeretnél további új funkciókat tanulni és még hatékonyabban használni a Microsoft Teams alkalmazást, gyere el Teams képzésünkre, vagy regisztrálj az S32 Café – ingyenes webinárium sorozatunkra!
